Alles an einem Ort
Die Module von b'Files® im Überblick
PROJEKTE
TEAM
ADRESSEN
KORRESPON-DENZEN
AKTENTEXTE
DEBITOREN
KREDITOREN
BUDGET
PROJEKTE
Das Modul Projekte bildet das Herzstück der Plattform, denn hier laufen alle relevanten Projektinformationen zusammen. Berechnen Sie Ihr Honorar und erstellen Sie Ihren Vertrag inkl. Beilagen. Auch Honorarergänzungen, Nachträge und Subplaner lassen sich hier übersichtlich abbilden und verwalten.
Zusammen mit der Ressourcenplanung liefert Ihnen b'Files® dank einer ausgereiften Controllingfunktion sowohl zu den effektiven als auch prognostizierten Kosten aussagekräftige Zahlen. Profitieren Sie auch von einer vertrags- und auftragsgerechten Gliederung Ihrer Projekte, die bekannte Strukturen unterstützt und ein rationelles Arbeiten fördert. Mit b'Files® ist jedes Projekt klar strukturiert und leicht zu navigieren.
Honorare &
Vertrag
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Ressourcen-management
Controlling
Honorarberechnungen und Verträge erstellen Sie direkt in b'Files®. Mit der übersichtlichen Verwaltung von Nachträgen und Subplanern bilden Sie alle relevanten Projektinformationen auf einer Plattform ab.
Dank der Mitarbeiter-Einsatzplanung behalten Sie den Überblick über die effektiven und prognostizierten internen Kosten. Zahlen zur Auslastung liefern wertvolle Informationen für die strategische Ausrichtung sowie die Personalplanung.
Hier fliessen alle relevanten Zahlen zusammen und ermöglichen eine detaillierte Auswertung der einzelnen Projektphasen sowie über das gesamte Büro. Noch nie war Kostenmanagement einfacher.
Honorarberechnung & Verträge
Mit b'Files® erstellen Sie im Handumdrehen Leistungs- und Honorarberechnungen, auch mit individuellen Leistungsmodellen. Generieren Sie Offerten und Ihren Planervertrag sowie Subplanerverträge mit den offiziellen SIA-Vorlagen. Eine übersichtliche Nachtragsverwaltung unterstützt Sie beim Kostenmanagement.
Subplanerverwaltung
Verwalten Sie einzelne Subplaner von Architekturprojekten oder komplette Fachplanerteams bei Generalplaner-Aufträgen mit Leichtigkeit. Unsere Subplanerverwaltung ermöglicht Ihnen, auch in hektischen Phasen den Überblick zu behalten. Erfassen und verfolgen Sie Verträge, Nachträge, Zahlungspläne und den Abrechnungsfortschritt für jeden Teilauftrag und jede Projektphase.
Ressourcenplanung
Planen Sie den Einsatz Ihrer Mitarbeiter präzise und phasengerecht über jeden gewünschten Zeitraum. Berechnen Sie die geplanten internen Kosten, und profitieren Sie von direktem Feedback aus der Stundenerfassung Ihrer Mitarbeiter. Unsere umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten unterstützen Sie bei der Erstellung von Auslastungs- und Belegungsplänen für Ihr Team, sodass Sie Ressourcen optimal zuweisen und nutzen können.
Controlling
Überwachen Sie den Leistungsfortschritt und die Entwicklung interner Kosten effizient. Behalten Sie die Rechnungsstellung im Blick, einschliesslich noch nicht in Rechnung gestellter Leistungen. b’Files® ermöglicht eine präzise Kontrolle unabhängig vom Abrechnungsmodell – Zeittarif oder Kostentarif. Erhalten Sie klare Bilanzen zur internen Bewertung Ihres Projektfortschritts.
Projektverwaltung
Hier finden Sie zusätzliche Funktionen, die Ihnen die administrative Verwaltung Ihrer Projekte erleichtern wie beispielsweise Projektadressen, Plan- und Pendenzenlisten, Projektbeschriebe und Referenzlisten, um nur einige zu nennen.
Team
Unsere Personalverwaltung bietet eine umfassende Lösung zur Handhabung aller HR-relevanten Daten. Sie umfasst eine vollständige Lohnverwaltung, die alle Abzüge und Zuschläge berücksichtigt. Auch Lohnabrechnungen und -ausweise erstellen Sie mit b'Files® einfach und effizient. Verwalten Sie Ihre Ausleihobjekten wie Schlüssel und mobile Geräte und weisen Sie diese Ihren Mitarbeitern zu. Das System unterstützt ausserdem die Ferienberechnung und ermöglicht das Drucken von Ferienplänen für das gesamte Büro oder spezifische Projektteams.
Erfassen und bewerten Sie die Arbeitsstunden und Spesen Ihrer Mitarbeiter, verwalten Sie Aufgaben und überwachen Sie Überstunden. Umfassende Auswertungen, Statistiken und Diagramme geben Einblick in Personal-, Lohn- und Absenzdaten. Zusätzlich können Dokumente wie Bewerbungsunterlagen oder Zeugnisse jedem Mitarbeiterprofil zugeordnet werden, um eine vollständige Dokumentation zu gewährleisten.
Endlich Ordnung
Mehr Sicherheit
Einfache Abläufe
Personen-, Lohn- und Kostendaten, Kontaktadressen, Stundenerfassung, Ausleihobjeke und vieles mehr sind zentral und sicher jederzeit verfügbar – kein lästiges Suchen mehr.
Erfüllen Sie zuverlässig die gesetzlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Stundenerfassung und der Abbildung von Pausenzeiten und Überstunden bzw. Überzeit.
Ob Ferien- oder Lohnberechnungen, Versand von Lohnausweis, Statistiken und Diagramme: mit b'Files® erledigen Sie sämtliche Personalaufgaben effizient und zeitsparend.
Absenzen-Planung
Mit b'Files® wird die Verwaltung von Absenzen und die Berechnung des Ferienguthabens, auch bei wechselndem Pensum, deutlich vereinfacht. Erfassen und überblicken Sie Ferien, Militärdienst und andere Abwesenheiten in einer klaren Jahresübersicht. Diese Übersicht ist sowohl für das gesamte Büro als auch für einzelne Projektteams verfügbar und ermöglicht Projektleitern, Abwesenheiten effektiv zu planen.
Ausleihobjekte und Inventar
Ob Schlüssel, Smartphone oder iPad – b'Files® zentralisiert die Verwaltung aller ausgeliehenen Objekte. Jedes Objekt, das an Mitarbeiter ausgegeben wird, ist klar dokumentiert, inklusive Unterschrift des Empfängers. Kauf- und Garantieinformationen, sowie Details zu Wartungsaktivitäten, sind ebenfalls integriert, sodass Sie stets den Überblick über die entsprechenden Objekte behalten.
Stundenerfassung
b'Files® erleichtert die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung durch einfaches Erfassen von Arbeits- und Pausenzeiten sowie Überstunden. Detaillierte Auswertungen unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, die mit Behörden abgestimmt sind, und gewährleisten die korrekte Erfassung und Bewertung aller Arbeitsstunden.
Statistik und Diagramme
b'Files® bietet umfassende Statistiken und Diagramme zu wichtigen Arbeitsdaten. Ermitteln Sie den Anteil verrechenbarer Stunden, analysieren Sie die Projektbeteiligung der Mitarbeiter, beurteilen Sie unfallbedingte Abwesenheiten oder den Altersdurchschnitt Ihres Teams. All diese Daten werden übersichtlich in Listen und Diagrammen dargestellt, was die strategische Planung erleichtert.
Interne Kosten
Mit b'Files® berechnen Sie die genauen internen Kosten pro Mitarbeiter durch den integrierten Gemeinkostenfaktor. Beim Erfassen von Arbeitsstunden können angepasste Stundensätze direkt Projekten zugeordnet werden, was eine präzise Projektplanung und Kostenüberwachung ermöglicht. Rückblickend lassen sich Anstellungsbedingungen und deren Auswirkungen auf Projekte klar nachvollziehen.
Adressen
Verwalten Sie alle Unternehmensadressen zentral in b'Files®. Die Adressen sind für jeden Mitarbeiter zugänglich, können in verschiedenen Formaten exportiert und mit anderen Softwarelösungen synchronisiert werden. Intelligente Schnittstellen minimieren den manuellen Aufwand.
Nutzen Sie architekturspezifische Funktionen wie Projektbezug, BKP-Zuweisung, Adressgruppen und Kategorien für eine effektive Strukturierung. Zusätzliche Tools wie Etiketten- und Couvertbedruckung, Verknüpfung zu Google Maps und die Dokumentation von kontaktbezogenen Aktivitäten erweitern die Funktionalität.
Immer aktuell
bleiben
​
Effizienzsteigerung
Datenschutz leicht gemacht
Profitieren Sie von stets aktuellen Kontaktdaten Ihrer Kunden und einer einfachen Suche in b'Files®.
Sparen Sie Zeit durch schnellen Zugriff auf alle Unternehmensadressen - auch von unterwegs.
Schützen Sie mit einem Klick sensible Adressen vor unbefugtem Zugriff wie beispielsweise die privaten Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter.
Durchgehende Prozesse
Vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläufe durch die automatische Synchronisation von Kontaktinformationen zwischen b'Files® und verschiedenen Plattformen wie Office 365, Ihrer Telefonanlage oder Ihrer Bauadministrationslösung. Beginnend mit dem Import von Kontaktdaten aus tel.search.ch bis zur nahtlosen Integration – b'Files® reduziert Ihren administrativen Aufwand durch intelligente Automatismen.
Projektadressen und Adressgruppen
Organisieren Sie Ihre Kontakte effizient in b'Files®. Verknüpfen Sie Personen direkt mit Projekten, erstellen Sie strukturierte Projekt-Adresslisten oder markieren Sie Kontakte für saisonale Sendungen wie Weihnachtskarten. Nutzen Sie diese organisierten Gruppen weiter für das Bedrucken von Etiketten oder das Erstellen von Serienbriefen, um Ihre Kommunikation zu optimieren.
Baukostenplan (BKP)
Erweitern Sie Ihre Kontaktverwaltung in b'Files® um BKP- oder eBKP-Nummern für jeden Kontakt. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, schnell die passenden Dienstleister für Ausschreibungen zu identifizieren, komplettiert mit internen Qualitätsbewertungen. So optimieren Sie Ihre Auswahlprozesse und steigern die Effizienz bei der Vergabe von Bauaufträgen.
Korrespondenzen & Aktentexte
Das Modul KORRESPONDENZEN bietet Ihnen die Werkzeuge zur Erstellung und effizienten Verwaltung aller Arten schriftlicher Kommunikation. Ob mehrseitige Briefe oder Lieferscheine, dieses Modul ermöglicht es, Bilder als Anhänge zu integrieren oder verschickte Beilagen wie Pläne oder Verträge im Lieferschein aufzulisten. Die Möglichkeit, Dokumente als Serienbriefe zu gestalten und digitalisierte Unterschriften hinzuzufügen, steigert die Professionalität und Effizienz Ihrer externen Kommunikation.
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Im Modul AKTENTEXTE liegt der Fokus auf der präzisen Dokumentation und Organisation von Besprechungen und Notizen. Hier können Sie Sitzungsprotokolle, Traktandenlisten und automatisch generierte Aufgaben- und Entscheidlisten erstellen. Dieses Modul erleichtert das Erfassen und Verwalten von Besprechungsinhalten und unterstützt eine klare Kommunikation innerhalb der Teams und mit Dritten.
Versand direkt aus b'Files®
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Ausgeklügeltes Protokollwesen
Verknüpfte Dokumente
Automatisieren Sie Ihren Briefverkehr mit Seriendruck – spart Zeit und verbessert die Effizienz.
Erstellen Sie detaillierte Protokolle, um Entscheidungen klar und nachvollziehbar zu dokumentieren.
Fügen Sie einfach Bilder zu Ihren Dokumenten hinzu, um Ihre Kommunikation zu verstärken.
Vertrauliche Dokumente schützen
Sie entscheiden, wer auf vertrauliche Dokumente und Protokolle Zugriff haben soll. Der Zugriff kann basierend auf der Berechtigungsgruppe geregelt werden. Gesperrte Dokumente werden mit einem roten Schloss-Incon markiert und sind nur für die berechtigten Gruppen sichtbar.
Protokollwesen
Vom Erstellen der Traktandenliste und Sitzungseinladungen bis hin zu umfangreichen Protokollen mit automatisch generierten Aufgaben- und Entscheidlisten – b'Files® erleichtert die Vorbereitung und Dokumentation Ihrer Meetings.
Jedes Traktandum kann mit einem Bild ergänzt werden oder über die Funktion Files/Bilder auch mit beliebig vielen. Alle Dokumente können inklusive Anhängen per E-Mail an Teilnehmer oder einen definierten Verteiler gesendet werden.
Belegexemplare als PDF
Mit b'Files® wird bei jedem Versand oder Export als optionale Einstellung ein Belegexemplar als PDF automatisch erstellt und gespeichert. Dies ermöglicht jederzeitigen Zugriff auf das originalgetreue Dokument. Diese Funktion trägt zur Reduzierung der Serverbelastung bei und stellt die Dokumentenechtheit sicher.
Debitoren
b'Files® optimiert das Debitorenwesen von der Offertenerstellung bis zur Mahnung. Erstellen und verwalten Sie Honorarrechnungen sowohl im Kosten- als auch im Zeittarif sowie Nebenkostenrechnungen.
Kernfunktionen umfassen das automatische Generieren von Akonto-Rechnungen aus Zahlungsplänen inklusive entsprechender Akontolisten, die Berechnung der Abrechnungssummen basierend auf dem Leistungsfortschritt sowie die Erstellung von Leistungsnachweisen und Stundenlisten. Rechnungen, komplett mit vorbereitetem Lieferschein, QR-Zahlteil und notwendigen Anhängen, können direkt per E-Mail versendet werden.
QR Codes
generieren
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Alles im
Blick
Stunden in Rechnung stellen
b'Files® generiert automatisch QR-Codes für Rechnungen und erleichtert so den Zahlungsverkehr.
Verfolgen Sie offene Rechnungen in b'Files® mit Fälligkeitsdaten für bessere Finanzplanung.
Sie arbeiten im Zeittarif? Mit b'Files® haben Sie jederzeit den Überblick über bereits verrechnete und offene Stunden.
Zahlungspläne
In b'Files® erstellte Zahlungspläne sind direkt für die Rechnungsstellung nutzbar. Mit nur einem Klick lässt sich aus jedem Zahlungsplaneintrag eine Rechnung generieren, wobei Details wie Empfängeradresse Rechnungsdatum, -betrag, Titel und Akonto-Nummer automatisch übernommen werden.
In den Debitoren werden zudem Vertragsinformationen und Details des Zahlungsplans angezeigt, unterstützt durch verschiedene Auswertungen.
Nachträge
In b'Files® werden im Projekt erfasste Nachträge bei der Rechnungsstellung phasengerecht aufgelistet und als teilweise oder vollständig verrechnet markiert.
Diese Statusinformationen sind auch im Modul Projektverwaltung sichtbar, sodass Projektleiter jederzeit über den Verrechnungsstatus der Nachträge informiert sind. So wird sichergestellt, dass keine Nachträge unverrechnet bleiben.
Beilagen
b'Files® ermöglicht die flexible Nutzung verschiedener Beilagen in Rechnungen. Erstellen Sie Lieferscheine, Leistungsnachweise oder Akontolisten. Spesen oder Kreditoren können übersichtlich zur Weiterverrechnung aufgelistet werden. Alle Beilagen werden automatisch zu einem mehrseitigen PDF zusammengeführt und können auf Wunsch direkt per E-Mail an den Empfäger verschickt werden, inklusive vordefiniertem E-Mail-Text.
Kreditoren
In b'Files® können Sie eingehende Rechnungen, insbesondere projektbezogene wie von Subunternehmern oder Fachplanern bei Generalplaner-Projekten, effizient erfassen und verwalten. Diese Rechnungen werden den entsprechenden Projekten zugeordnet, was eine präzise Auswertung innerhalb der Projektkontrolle (Controlling und Subplanerverwaltung inklusive Nachtragsverwaltung) ermöglicht.
Die Einträge dienen zudem als Basis für die Budgetierung und unterstützen die Planung anstehender Zahlungen. Markierte Kreditorenrechnungen als verrechenbare Kosten werden im Debitorenbereich für die Weiterverrechnung von Nebenkosten sichtbar, was eine korrekte und transparente Abrechnung gewährleistet.
Kreditoren rasch erfasst
​
Alles im Blick
Subplaner-Nachträge
Erfassen Sie Kreditoren schnell per iPhone oder iPad durch Einlesen des QR-Codes.
Mit b'Files® haben Sie jederzeit die Übersicht über fällige Kreditoren und die Liquidität Ihres Büros.
Mit b'Files@ verfolgen Sie mühelos den Verrechnungsstand von Subplaner-Nachträgen.
Effiziente Erfassung
Nutzen Sie die effiziente Erfassung von Kreditoren in b'Files® durch das Scannen von QR-Codes mittels Smartphone oder Tablet. Enthaltene Rechnungsinformationen werden direkt übernommen, zusätzlich können Sie ein Foto der Rechnung speichern. Alternativ ist auch das Importieren von Scans möglich. Nach der initialen Datenerfassung können weitere notwendige Angaben in b'Files® ergänzt werden, um die Informationen komplett zu erfassen.
Exportmöglichkeiten
b'Files® ermöglicht das flexible Exportieren erfasster Kreditoren für die externe Bearbeitung, beispielsweise durch Buchhaltung oder Treuhänder. Exporte können z.B. monats- oder quartalsweise durchgeführt werden, wobei die Daten zusammen mit den Rechnungsscans als Excel-Tabelle in einem neuen Ordner gespeichert werden. Dieses Paket enthält alle notwendigen Informationen für eine effiziente Weiterbearbeitung und kann leicht weitergeleitet werden.
Vereinfachte Erfassung
Sie führen Ihr Budget in b'Files®? Um Ihren Aufwand zu minimieren, bietet b'Files® die Option, Kreditoren monatsweise kumuliert nach Buchhaltungskonten zu erfassen. Diese Funktion ermöglicht es, den Arbeitsaufwand erheblich zu reduzieren, besonders wenn Ihre Buchhaltung zeitnahe Monatsabschlüsse erstellt. Darüber hinaus unterstützt b'Files® den Import von Kreditoren aus verschiedenen Buchhaltungssystemen.
Budget
Der Bereich BUDGET in b'Files® ermöglicht eine umfassende Cashflow- und Liquiditätsplanung basierend auf einzelnen Bankkonten. Planen Sie Ihre Erträge effizient mit Daten aus Zahlungsplänen sowie gestellten und geplanten Rechnungen.
Auf der Ausgabenseite werden automatisch erfasste Zahlungen aus der Subplanerverwaltung, eingegangene Kreditoren sowie Löhne inklusive Sozialabgaben berücksichtigt. Verwalten Sie zudem alle weiteren Ausgaben wie zum Beispiel für Miete, IT und MWST. Um die Finanzplanung zu vereinfachen, lassen sich alle Budgetdaten nahtlos ins nächste Geschäftsjahr übertragen.
Schluss mit
Blindflug
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Kein Flair für Zahlen?
Projekt-verzögerungen?
Verlassen Sie sich für eine präzise Liquiditätsplanung auf reale Zahlen - und b'Files!
b'Files® macht Finanzzahlen mit klaren, verständlichen Diagrammen greifbar.
Budgetanpassungen bei unerwarteten Änderungen schnell und einfach umsetzen.
Budget und Geldfluss
b'Files® ermöglicht einen direkten Vergleich zwischen tatsächlichem Geldfluss und Budgetplanung. Abweichungen, basierend auf aktuellen Debitoren- und Kreditorenbewegungen, sind sofort in Zahlen und Grafiken erkennbar, wodurch eine schnelle Anpassung der Planung möglich ist. Darüber hinaus erlaubt das System Analysen der vergangenen fünf Jahre und der Zukunftsplanungen, selbst wenn nicht alle aktuellen Zahlen vollständig erfasst sind.
Rationelles Arbeiten
Sie führen Ihr Budget in b'Files®? Um Ihren Aufwand zu minimieren, bietet b'Files® die Option, Kreditoren monatsweise kumuliert nach Buchhaltungskonten zu erfassen. Diese Funktion ermöglicht es, den Arbeitsaufwand erheblich zu reduzieren, besonders wenn Ihre Buchhaltung zeitnahe Monatsabschlüsse erstellt. Darüber hinaus unterstützt b'Files® den Import von Kreditoren aus verschiedenen Buchhaltungssystemen.
Visuelles Feedback
Für eine intuitive Darstellung finanzieller Daten bietet b'Files® zahlreiche Diagramme. Diese Visualisierungen helfen, den effektiven Geldfluss im Vergleich zur Planung sowie einzelne Kostenarten gemäss dem Buchhaltungs-Kontenplan zu bewerten. Zudem können Entwicklungen von Aufwandkategorien und die Umsatzentwicklung über die Jahre grafisch analysiert werden.
